Depuis la fermeture du blog de l’Abes consacré au sgbm  (pour des raisons de confidentialité liées au marché public), difficile pour le commun des mortels d’assouvir sa curiosité et de savoir ce que les équipes de l’Abes concoctent pour accompagner le passage au SGBM des établissements membres de l’accord-cadre.

Une journée d’information est organisée chaque année depuis 2015 pour les membres du groupement de commande, mais, procédure de marché oblige, rien ne filtre de manière publique sur ce qui s’y dit. Ne reculant devant aucun obstacle, l’équipe Noria est allée interviewer le directeur de l’Abes et le chef de projet SGBM, respectivement David Aymonin et Serge Genot,  pour en savoir un peu plus…

 Pouvez-vous nous dire quel est le rôle de l’Abes dans le marché actuel passé entre la BIU et Ex-libris?

Avant la signature des marchés entre la BIU et Ex Libris notre rôle consistait à vous accompagner dans la mise en œuvre et le pilotage de votre marché subséquent (aide à l’organisation, aide à la migration, aide à la rédaction du Document de Consultation des Entreprises, aide à l’analyse des offres, aide à la négociation, organisation de la commission d’appel d’offres, …).

Après la signature du marché, l’Abes  propose une assistance à la maîtrise d’ouvrage sur le déploiement de votre solution. Cela passe par les actions et les services suivants :

• l’accès à un espace collaboratif avec des documents partagés par les établissements, sur chaque étape du déploiement
• la participation à un comité de suivi des déploiements. Il permet de mettre en place une pression collective sur les fournisseurs pour le respect des calendriers, l’amélioration de la qualité des formations…
• une aide à l’organisation du projet
• une aide à la migration
• une aide à l’organisation des formations
• une aide au recettage

Pour résumer, nous partageons l’expérience de tous les établissements pour faire émerger et consolider les bonnes pratiques. Il est important de mutualiser au maximum pour ne pas laisser les établissements seuls face au fournisseur.

 L’ABES continue-t-elle à animer le réseau des sites qui sont en cours de déploiement ?

Oui. Cela passe par l’animation des comités de suivi des déploiements. Il y en a un par fournisseur. Celui dédié à Ex Libris se réunit tous les 2 mois ou à la demande des directeurs en cas de difficultés, comme récemment. Des courriers collectifs ont ainsi été rédigés pour faire pression sur des délais non respectés et des formations dont la qualité est jugée insuffisante. Les comités regroupent les directeurs de BU et les chefs de projets des établissements.

La pression collective de ces comités a déjà démontré son efficacité. Ex Libris a été très réactif sur le traitement des difficultés rencontrées. Cette approche concertée, en bonne intelligence, n’est pas exclusive de l’application des pénalités.

Quand les établissements seront en production, un comité de suivi des évolutions prendra le relais du CSD. Il organisera un lobbying auprès d’Ex Libris pour faire avancer les demandes d’évolutions françaises au sein du club utilisateur international.

Quels sont les services de l’Abes qui restent impliqués dans le projet SGBM ?

Tous les départements restent impliqués. Neuf projets estampillés “SGBm” mobilisent toujours plus d’une dizaine d’experts dans les différents services. Ils le sont à temps plein pour 2 d’entre eux et de manière ponctuelle pour les autres. Onze chantiers sont actuellement menés avec Ex Libris. Il s’agit essentiellement d’intégrer Alma au SI de l’Abes mais aussi à vos SI locaux (système financier, gestion des utilisateurs…). Avec Ex Libris, l’Abes prépare le test de la sauvegarde de vos données dans un nuage national ainsi qu’un audit sécurité sur leur solution.

 Un des avantages espérés du SGBm était d’éviter la double-saisie SIGB/Sudoc : est-ce encore à l’ordre du jour ? 

Oui. Parmi les 11 chantiers menés avec Ex Libris, 6 concernent la synchronisation des workflows entre l’Abes et la solution Ex Libris :

• Mises à jour bibliographiques Sudoc -> Alma – test de l’intégration de fichiers
• Mises à jour bibliographiques Sudoc -> Alma – mises à jour SRU
• Mises à jour d’inventaire Alma -> Sudoc
• Liens avec IdRef (autorités)
• Signalement des E-Ressources
• Intégration de BACON

Dès la mise en production des premiers sites migrés, la synchronisation SIGB/Sudoc se fera avec une plus grande fréquence : l’objectif est de passer d’une fréquence quotidienne à une fréquence horaire.

A terme, les mises à jour devraient se faire en temps réel.

 

 Le signalement va-t-il continuer à se faire via WinIBW ?

Pour le moment, le catalogage dans WinIBW reste garanti.  D’autres solutions sont proposées par OCLC pour remplacer cette interface, mais ce ne sont que des prototypes pour le moment. L’autre piste est de pouvoir travailler directement dans Alma et de pousser ces données vers le SUDOC, en tous cas pour les ressources au titre à titre. Pour les ressources électroniques, il s’agit plutôt de travailler à des échanges réguliers entre les données du Sudoc et la base de connaissance d’Ex Libris.

 Le SUDOC sera-t-il aussi migré vers l’une des solutions mentionnées par l’accord-cadre ?

Le remplacement de CBS (le moteur du Sudoc) n’est pas évoqué explicitement dans l’accord cadre. Contrairement à ce qui avait été annoncé au début des années 2010 OCLC a réaffirmé son souhait de continuer à maintenir et à développer CBS, donc il y a moins d’urgence de ce côté.

La préparation du projet d’établissement 2018-2022 devrait permettre de définir les scénarios d’évolution du Sudoc.  Toutefois, aucun logiciel parmi les solutions mentionnées dans l’accord-cadre n’est en mesure de supporter l’ensemble des services proposés par l’Abes : les traitements de masse, la curation et l’exposition de métadonnées, ainsi que leur réinjection dans des systèmes locaux qui restent diversifiés.

Nous veillons en revanche à garantir une compatibilité des solutions SGBm avec les services nationaux actuellement proposés. Les logiciels comme Alma sont censés être calibrés pour s’adapter et supporter toutes les évolutions. L’accord cadre précise en effet que la solution SGBm devra proposer des fonctions locales, mais aussi des workflows avec les services nationaux de l’ABES (Sudoc, IdRef…). Elle doit également offrir des garanties d’ouverture et de sécurité : ouverture du produit, sécurité des données, usage des données. C’est bien le cas pour Ex Libris qui dispose d’une bibliothèque d’API très riche.

Cela permet d’envisager sereinement l’avenir où les solutions SGBm continueront bien à travailler avec le Sudoc, tout en préservant la qualité du travail en réseau.

 Comment voyez-vous la suite du projet SGBM ?

L’accord cadre prend fin en octobre 2020. Jusque-là, l’Abes accompagne chacun des 46 établissements du groupement de commande, depuis la rédaction de leur cahier des charges jusqu’à leur déploiement final, tout en menant à terme les projets autour du SGBm déjà évoqués (intégration des solutions aux workflows de l’Abes, aux SI locaux, sauvegardes nationales, audit sécurité).

Nous préparons dès à présent l’après accord cadre, fin 2020. Deux scénarios sont à l’étude : mettre en place un nouveau groupement de commande ou mettre en place une centrale d’achat. La décision sera prise dans le courant de l’année 2018. La 2ème solution apporterait une fluidité supplémentaire et permettrait aux établissements de se décider au dernier moment, sans la peur d’avoir raté le train.

Il est particulièrement important de continuer à travailler ensemble sur ces questions : la question de l’un est la question de tous. C’est en continuant à échanger entre les établissements du réseau et avec l’Abes que nous réussirons ensemble ce projet d’envergure nationale destiné à améliorer encore le service rendu par les bibliothèques.