Tous les articles par Delphine Côme

A propos Delphine Côme

Membre du groupe de travail SGBM "communication-changement"

L’enquête, les suites… (impacts sur l’évolution du travail)

sherlock

Suite au dépouillement du questionnaire SGBM, les réponses relatives aux impacts attendus sur l’évolution du travail ont été ventilées selon les principales activités de la BIU : collections, communication, services aux publics, patrimoine, direction, informatique et administration.

Il est impossible de rendre compte en un post de la richesse de vos réflexions, que le GT SGBM-conduite du changement a synthétisée à l’attention de l’équipe de direction de la BIU. A défaut, voici en quelques lignes les principales évolutions qui se dégagent :

En ce qui concerne les collections, vous avez été nombreux à pointer la nécessité d’adapter les circuits de sélection et de traitement des documents : l’arrivée d’une base de connaissance élargie autour du catalogue de la bibliothèque, les nouvelles modalités de suggestions d’achat pour les lecteurs et le décloisonnement entre ressources électroniques et imprimées sont selon vous les principaux facteurs de changement à prendre en compte en matière de gestion des fonds documentaires.

Dans le large champ des services aux publics, il ressort de vos réponses que la formation des usagers sera spécialement impactée : nécessité de réviser les modes d’emploi et screencasts actuels, ainsi que les trames de formation en général, nécessité aussi d’organiser une campagne d’accompagnement des lecteurs durant la période de transition entre l’OPAC actuel et le futur SGBM.

Pour les équipes chargées de la communication, un des challenges sera de trouver la bonne articulation entre l’interface SGBM et les ENT des Universités, où l’on espère donner à l’avenir une meilleure visibilité aux services offerts par la BIU.

Côté patrimoine, les évolutions sont plus compliquées à anticiper à ce stade. Selon que le SGBM se substituera en tout ou partie à certaines fonctions actuelles du SID (quid de la gestion des images par exemple ?), il est possible que le circuit de numérisation des documents patrimoniaux soit modifié.
Pour le service informatique, nul doute que le projet a dès aujourd’hui des conséquences importantes. La période de transition entre les deux systèmes impliquera aussi probablement une forte sollicitation du groupe de travail migration, ainsi que des formateurs relais appelés à former le reste des équipes au nouvel outil. Une fois le SGBM déployé, le contrôle de la qualité des données consultées via la base de connaissance devrait devenir une activité substantielle. En revanche, les collègues en charge de la maintenance informatique n’auront plus à gérer l’installation des licences Aleph.

Le pôle administratif de la BIU pourra voir évoluer une partie de ses activités comptables et financières, si l’interopérabilité attendue entre le SGBM et le logiciel comptable se confirme : le cas échéant, le circuit de facturation des différents achats documentaires devrait pouvoir être simplifié et raccourci.

Voilà, vous savez l’essentiel ! Si vous êtes plus curieux, vous trouverez ici la synthèse des réponses à l’enquête.

Le SGBM aux journées ABES 2016

Il_etait_une_fois_2

Le SGBM était au programme des journées ABES le mercredi 11 mai.
Sandrine Berthier, coordinatrice du projet SGBM à Bordeaux et représentante des sites pilotes, est revenue en détail sur l’historique et les enjeux du projet SGBM avant de présenter les étapes à venir (cf.diaporama).

Parmi les problématiques importantes du SGBM, elle a notamment mis l’accent sur les points stratégiques suivants :
– pouvoir faire évoluer nos SGB pour répondre aux spécificités des universités françaises, notamment en termes de système d’information ;
– maîtriser les données existantes, et accéder à davantage de données (bases de données internationales);
– permettre l’ouverture d’API et de webservices, avec une architecture orientée services;
– accélérer la transition des éditeurs vers des approches nouvelle génération ;
– développer les processus d’industrialisation des déploiements ;

Elle a également insisté sur l’importance de l’expérience collaborative vécue à travers le projet SGBM, avec une recherche de consensus entre les différents établissements pilotes, qui pourrait nourrir à l’avenir d’autres projets de collaboration au niveau national.

Avant de laisser la parole à la salle, Sandrine Berthier a conclu sur les derniers défis à venir pour les sites pilotes, avec la préparation des données en vue des migrations, les modalités de formation des formateurs, qui restent à préciser, et la perspective de plateformes de partage et de nouveaux modes de mutualisation pour les futurs utilisateurs des SGBM retenus.

Interview de Julie Vidal, Expert Commission découverte SGBM

julie2

Jean Llurba : Bonjour Julie, pouvez-vous nous dire quelles missions vous exercez à la BU Pharmacie ?

Julie Vidal : Je  suis responsable du service des périodiques imprimés et de la documentation électronique. Je participe à la formation des usagers. D’autre part, je suis  Correspondante Autorités auteur et matières pour les thèmes Santé et Sciences. Enfin, Je suis  négociatrice Couperin GM Santé et THIEME.

J.L. : Et à quel moment avez-vous participé à ce projet ?

J.V. : Au départ, j’étais testeur BIU pour la Commission « découverte ». Suite au congé maternité de Laure Franceschi, je l’ai remplacée dans son rôle d’experte au niveau national.

J.L. : Pouvez nous expliquer la manière dont les auditions se sont déroulées ?

J.V. : Le marché prévoyait 3 séries d’auditions. Les premières séries ont eu lieu en septembre 2015 et se sont déroulées sur 15 jours. Les différents candidats avaient chacun 2 jours pour présenter leurs solutions informatiques. Suite à ces premiers entretiens, les experts ont rédigé un rapport pour chaque solution, soulignant les points forts et les points faibles de chaque proposition. La deuxième série d’auditions a eu lieu en janvier 2016. Les candidats se sont attachés à proposer des améliorations et des réponses sur les éléments que nous avions mis en exergue dans notre rapport.  Le dernier moment d’échange avec les candidats a lieu début avril (2016).

J.L. : Je présume qu’ils ont tenu compte de vos remarques ?

J.V. : En effet,  il est important de noter que ces auditions ont permis de réels échanges avec les candidats et ont rendu possible le développement d’interfaces spécifiques.

J.L. : Et en termes d’expérience humaine, que vous a apporté cette participation ?

J.V. : J’ai trouvé cette expérience très enrichissante d’autant plus qu’au départ j’avais peu (voire pas) de connaissances dans le domaine informatique et réseaux. Grace aux discussions et aux échanges avec les autres membres experts de ce domaine, j’ai acquis une expérience certaine sur ces questions.

J’ai aussi eu la chance d’avoir un large aperçu de l’offre actuelle de logiciels documentaires. Ce groupe de travail m’a permis de découvrir les différents produits proposés sur le marché.

J.L. : Donc une expérience positive pour vous ?

J.V. : Oui cette expérience s’est révélée très positive pour moi.

J.L. : Et sinon, où en est-on ?

J.V. : Maintenant la dernière série d’auditions débute en avril. Il s’agit du dernier round d’auditions, à l’issue duquel plusieurs candidats vont être choisis. Les 9 sites pilotes, dont Montpellier, vont être les premiers à se ré-informatiser. Les autres membres du groupement choisiront ensuite parmi les lauréats pour lancer eux aussi leur ré- informatisation.

J.L. : C’est une sacrée responsabilité pour les membres experts…Avez-vous rencontré des difficultés particulières ?

J.V. : Oui être expert au sein d’une Commission est une responsabilité (envers l’ensemble de la communauté universitaire et les professionnels de bibliothèque). Comme je l’ai dit plus haut, mon point faible au départ était mon manque de connaissances de base en informatique, mais cela n’a finalement pas été un  réel obstacle pour la suite de ma participation à la commission.

J.L. : Tant mieux. Pouvez-vous nous dire quelles sont les attentes à venir sur l’outil de découverte ?

J.V. : L’outil de découverte sera très important. Ce sera une vitrine sur la bibliothèque pour nos usagers. Cet outil devra s’adapter à notre public : jeune. Ses fonctionnalités devront répondre à leur standard avec un site dynamique qui sera compatible avec les formats : tablette, smartphone …

J.L. : Merci Julie, pour vos réponses ! Un mot de conclusion ?

J.V. : Cette expérience était enrichissante, j’espère avoir été à la hauteur des enjeux et surtout que vous ne serez pas déçus par notre nouveau logiciel !

 

Les actualités du moment

Tandis que le groupe « conduite du changement » analyse vos réponses au questionnaire SGBM, il y a du nouveau dans le projet.

auditions2

Ce jeudi 31 mars, le groupe de travail interU se réunit pour faire le point sur l’évolution de  l’organisation et du calendrier du projet :

  • Suite à la seconde vague d’auditions des entreprises candidates, les groupes testeurs de la BIU sont à nouveau sollicités actuellement pour tester les produits présentés.
  • Le 1er avril, Laure Franceschi revient de congé maternité et reprend les rênes du projet à la BIU. Anne-Laure Briet et Nathalie Darbon, qui ont assuré l’intérim chef de projet en son absence, continueront de participer au GT InterU.
    Julie Vidal (équipe testeurs « outil de découverte ») et Sandra Blachon (équipe testeurs « formation ») poursuivront pour leur part les auditions des entreprises candidates jusqu’à leur terme. La troisième et dernière série d’auditions à laquelle elles participeront se déroulera en avril.

La suite du calendrier est un peu décalée par rapport au calendrier initial :

  •  Un cahier des charges est en cours de préparation afin de lancer l’accord cadre  au printemps, pour une réponse des candidats au début de l’été. Régis Griesser fait partie du groupe de travail national chargé de sa rédaction
  • La Commission d’Appel d’Offre se réunira à l’automne pour
    définir les candidats habilités à participer aux marchés subséquents.
    Le premier marché subséquent sera ouvert en octobre pour une réponse avant la fin de l’année 2016.
  • Le marché sera attribué en décembre et la signature interviendra en janvier 2017.

Au final, on peut s’attendre à une mise en production du SGBM à la BIU entre janvier et septembre 2018, ce qui nous laisse le temps de peaufiner la préparation de la migration…

De quoi parle-t-on ?

glossaire

Pas évident de maîtriser tous les termes techniques associés au SGBM…
Le glossaire de Noria est là pour nous aider à y voir plus clair : que recouvre exactement une base de connaissance ? Avec ou sans index central ? A quoi servent le proxy  et le résolveur de liens ? Autant de questions dont vous trouverez la réponse dans le glossaire.

Et si d’autres questions vous taraudent, n’hésitez pas à nous les adresser dans la rubrique questions et propositions de Noria. On cherchera la définition pour vous !