Les formations SGBM, c’est parti !

Le cycle de formations SGBM commence à partir du lundi 26 mars. Depuis le post Noria consacré à la formation, le programme initial s’est enrichi par des séances d’initiation au circuit d’acquisitions (commandes, bulletinage, réception/facturation).

Le planning a été un peu bousculé, mais chacun d’entre vous devrait recevoir la convocation pour l’ensemble des séances qui le concernent dans le courant de la semaine prochaine.

Au menu

Comme prévu, il sera question

 

On apporte quoi ?

Chacun des participants sera invité à utiliser ses identifiants universitaires habituels + ceux de l’UPV pour les personnels BIU. N’oubliez pas votre carte IZLY : le code-barres vous permettra de mieux manipuler Alma lors des sessions de formations circulation.

Nous, on se charge du café !

Et après ?

Si vous vous sentez seul face au SGBM, pas de panique, vous pouvez utiliser tacotac, rubrique « SGBM » : http://assistance.biu-montpellier.fr/creer-ticket-sgbm

Il vous sera également proposé de remplir un questionnaire à l’issue des formations pour nous aider à préparer les sessions de formations qui auront lieu après la mise en production : approfondissement des opérations liées aux collections, à la circulation, module statistiques, etc…

Le programme du cut-over

Le compte à rebours est lancé : dans un peu plus d’un mois, Alma et Primo seront mis en production. D’ici le 3 mai, date prévue pour le « GO-live » le programme est chargé… Des opérations ont déjà été interrompues dans Aleph, et vont continuer à l’être progressivement jusqu’à l’arrêt d’Aleph le 27 avril. Voyez plutôt :

  • Côté traitement des collections
  • Côté services aux usagers
  • Et pendant ce temps, les missions et l’équipe projet SGBM auront du pain sur la planche

Sans parler des formations pour les utilisateurs professionnels, les informations à donner aux usagers…

Allez, on y est presque !

Les formations à Primo et Alma

La date fatidique du 3 mai (mise en production de nos nouveaux outils, Alma et Primo) approchant, il est grand temps d’évoquer une question qui nous concerne tous : la formation !

 

Le GT « accompagnement » a planché sur cette question et a fait des propositions, examinées et validées par le COS. Les formations vont donc se dérouler en deux temps :

  • Des formations « pour tous » : elles vont se tenir entre le 26 mars et le 6 avril à Montpellier, et la semaine du 9 avril à Nîmes. Ces formations ont été pensées comme un « kit de survie », afin que tous les agents soient en mesure de prendre en main les nouveaux outils – et notamment tout ce qui touche à la Circulation – dès la mise en production. Elles ont également été conçues de manière à ce que chaque agent puisse manipuler les nouveaux outils : les sessions se dérouleront dans des salles équipées de PC, par groupes de 15 à 18 personnes. 3 modules sont au programme :
    • Alma : recherche et navigation (3 heures)
    • Primo : l’interface utilisateur (3 heures)
    • Alma : circulation (2 séances de 2 heures)

Le GT accompagnement a élaboré un planning qui répartit, par BU, les places de formation. Ce planning circule actuellement dans les établissements afin que les agents s’inscrivent sur un des créneaux proposés en fonction de leurs disponibilités et de leurs contraintes. L’idée étant de ne pas « vider » une BU de tous ses agents sur un même créneau, pour garantir l’ouverture au public !

  • Des formations plus spécialisées : elles s’adresseront à une partie des agents, en fonction de leurs missions (catalogage et signalement, acquisitions, statistiques…). Ces formations auront lieu après le « cut over » et même, vu les traditionnels jours fériés et ponts du mois de mai, à compter de la semaine du 15 mai. Le GT accompagnement travaille actuellement avec les autres GT et missions à un découpage fin de ces formations. Il pourra ensuite recenser le nombre d’agents concerné par chacune d’elle, prévoir le nombre de sessions nécessaires et élaborer un planning qui, lui aussi, circulera dans les différentes BU.

Qui pour nous former ? Les formateurs relais !

Une dizaine de collègues va assurer ces formations à l’ensemble des personnels (soit 170 agents), en voici la liste :

  • Nathalie Font-Gravier
  • Julie Vidal
  • Valérie Godet
  • Nathalie Caizergues
  • Thierry Guslevic
  • Martin Donnat
  • Isabelle Oms
  • Brigitte Lattier
  • Nicolas Vermond
  • Jean Llurba
  • Raluca Pierrot

Laure Franceschi et Régis Griesser, initialement pressentis comme formateurs relais ne sont finalement pas inclus dans le programme des sessions – ils pourront servir de joker en cas d’absence impromptue ; nul doute par ailleurs qu’ils auront suffisamment à faire juste avant et pendant le cut-over (période qui s’étend du 13 avril au 2 mai) !

Alors, merci qui ??

Laure et Régis, qui ont  animé une session « démonstration-foire aux questions » avec les formateurs relais, pour permettre à ces derniers de prendre en main les appli et d’en connaître toutes les subtilités ;

Les missions et GT qui ont déjà intégré les formateurs dans les équipes de testeurs et contribuent à élaborer les supports de formation

Les formateurs relais évidemment !

A un mois des premières sessions de formation, les supports sont en cours d’élaboration, les salles sont réservées, les plannings se remplissent, les formateurs se préparent…le compte à rebours est bel et bien lancé !

L’ABES et le SGBM

Depuis la fermeture du blog de l’Abes consacré au sgbm  (pour des raisons de confidentialité liées au marché public), difficile pour le commun des mortels d’assouvir sa curiosité et de savoir ce que les équipes de l’Abes concoctent pour accompagner le passage au SGBM des établissements membres de l’accord-cadre.

Une journée d’information est organisée chaque année depuis 2015 pour les membres du groupement de commande, mais, procédure de marché oblige, rien ne filtre de manière publique sur ce qui s’y dit. Ne reculant devant aucun obstacle, l’équipe Noria est allée interviewer le directeur de l’Abes et le chef de projet SGBM, respectivement David Aymonin et Serge Genot,  pour en savoir un peu plus…

 Pouvez-vous nous dire quel est le rôle de l’Abes dans le marché actuel passé entre la BIU et Ex-libris?

Avant la signature des marchés entre la BIU et Ex Libris notre rôle consistait à vous accompagner dans la mise en œuvre et le pilotage de votre marché subséquent (aide à l’organisation, aide à la migration, aide à la rédaction du Document de Consultation des Entreprises, aide à l’analyse des offres, aide à la négociation, organisation de la commission d’appel d’offres, …).

Après la signature du marché, l’Abes  propose une assistance à la maîtrise d’ouvrage sur le déploiement de votre solution. Cela passe par les actions et les services suivants :

  • l’accès à un espace collaboratif avec des documents partagés par les établissements, sur chaque étape du déploiement
  • la participation à un comité de suivi des déploiements. Il permet de mettre en place une pression collective sur les fournisseurs pour le respect des calendriers, l’amélioration de la qualité des formations…
  • une aide à l’organisation du projet
  • une aide à la migration
  • une aide à l’organisation des formations
  • une aide au recettage

Pour résumer, nous partageons l’expérience de tous les établissements pour faire émerger et consolider les bonnes pratiques. Il est important de mutualiser au maximum pour ne pas laisser les établissements seuls face au fournisseur.

 L’ABES continue-t-elle à animer le réseau des sites qui sont en cours de déploiement ?

Oui. Cela passe par l’animation des comités de suivi des déploiements. Il y en a un par fournisseur. Celui dédié à Ex Libris se réunit tous les 2 mois ou à la demande des directeurs en cas de difficultés, comme récemment. Des courriers collectifs ont ainsi été rédigés pour faire pression sur des délais non respectés et des formations dont la qualité est jugée insuffisante. Les comités regroupent les directeurs de BU et les chefs de projets des établissements.

La pression collective de ces comités a déjà démontré son efficacité. Ex Libris a été très réactif sur le traitement des difficultés rencontrées. Cette approche concertée, en bonne intelligence, n’est pas exclusive de l’application des pénalités.

Quand les établissements seront en production, un comité de suivi des évolutions prendra le relais du CSD. Il organisera un lobbying auprès d’Ex Libris pour faire avancer les demandes d’évolutions françaises au sein du club utilisateur international.

Quels sont les services de l’Abes qui restent impliqués dans le projet SGBM ?

Tous les départements restent impliqués. Neuf projets estampillés “SGBm” mobilisent toujours plus d’une dizaine d’experts dans les différents services. Ils le sont à temps plein pour 2 d’entre eux et de manière ponctuelle pour les autres. Onze chantiers sont actuellement menés avec Ex Libris. Il s’agit essentiellement d’intégrer Alma au SI de l’Abes mais aussi à vos SI locaux (système financier, gestion des utilisateurs…). Avec Ex Libris, l’Abes prépare le test de la sauvegarde de vos données dans un nuage national ainsi qu’un audit sécurité sur leur solution.

 Un des avantages espérés du SGBm était d’éviter la double-saisie SIGB/Sudoc : est-ce encore à l’ordre du jour ? 

Oui. Parmi les 11 chantiers menés avec Ex Libris, 6 concernent la synchronisation des workflows entre l’Abes et la solution Ex Libris :

  • Mises à jour bibliographiques Sudoc -> Alma – test de l’intégration de fichiers
  • Mises à jour bibliographiques Sudoc -> Alma – mises à jour SRU
  • Mises à jour d’inventaire Alma -> Sudoc
  • Liens avec IdRef (autorités)
  • Signalement des E-Ressources
  • Intégration de BACON

Dès la mise en production des premiers sites migrés, la synchronisation SIGB/Sudoc se fera avec une plus grande fréquence : l’objectif est de passer d’une fréquence quotidienne à une fréquence horaire.

A terme, les mises à jour devraient se faire en temps réel.

 

 Le signalement va-t-il continuer à se faire via WinIBW ?

Pour le moment, le catalogage dans WinIBW reste garanti.  D’autres solutions sont proposées par OCLC pour remplacer cette interface, mais ce ne sont que des prototypes pour le moment. L’autre piste est de pouvoir travailler directement dans Alma et de pousser ces données vers le SUDOC, en tous cas pour les ressources au titre à titre. Pour les ressources électroniques, il s’agit plutôt de travailler à des échanges réguliers entre les données du Sudoc et la base de connaissance d’Ex Libris.

 Le SUDOC sera-t-il aussi migré vers l’une des solutions mentionnées par l’accord-cadre ?

Le remplacement de CBS (le moteur du Sudoc) n’est pas évoqué explicitement dans l’accord cadre. Contrairement à ce qui avait été annoncé au début des années 2010 OCLC a réaffirmé son souhait de continuer à maintenir et à développer CBS, donc il y a moins d’urgence de ce côté.

La préparation du projet d’établissement 2018-2022 devrait permettre de définir les scénarios d’évolution du Sudoc.  Toutefois, aucun logiciel parmi les solutions mentionnées dans l’accord-cadre n’est en mesure de supporter l’ensemble des services proposés par l’Abes : les traitements de masse, la curation et l’exposition de métadonnées, ainsi que leur réinjection dans des systèmes locaux qui restent diversifiés.

Nous veillons en revanche à garantir une compatibilité des solutions SGBm avec les services nationaux actuellement proposés. Les logiciels comme Alma sont censés être calibrés pour s’adapter et supporter toutes les évolutions. L’accord cadre précise en effet que la solution SGBm devra proposer des fonctions locales, mais aussi des workflows avec les services nationaux de l’ABES (Sudoc, IdRef…). Elle doit également offrir des garanties d’ouverture et de sécurité : ouverture du produit, sécurité des données, usage des données. C’est bien le cas pour Ex Libris qui dispose d’une bibliothèque d’API très riche.

Cela permet d’envisager sereinement l’avenir où les solutions SGBm continueront bien à travailler avec le Sudoc, tout en préservant la qualité du travail en réseau.

 Comment voyez-vous la suite du projet SGBM ?

L’accord cadre prend fin en octobre 2020. Jusque-là, l’Abes accompagne chacun des 46 établissements du groupement de commande, depuis la rédaction de leur cahier des charges jusqu’à leur déploiement final, tout en menant à terme les projets autour du SGBm déjà évoqués (intégration des solutions aux workflows de l’Abes, aux SI locaux, sauvegardes nationales, audit sécurité).

Nous préparons dès à présent l’après accord cadre, fin 2020. Deux scénarios sont à l’étude : mettre en place un nouveau groupement de commande ou mettre en place une centrale d’achat. La décision sera prise dans le courant de l’année 2018. La 2ème solution apporterait une fluidité supplémentaire et permettrait aux établissements de se décider au dernier moment, sans la peur d’avoir raté le train.

Il est particulièrement important de continuer à travailler ensemble sur ces questions : la question de l’un est la question de tous. C’est en continuant à échanger entre les établissements du réseau et avec l’Abes que nous réussirons ensemble ce projet d’envergure nationale destiné à améliorer encore le service rendu par les bibliothèques.